Kĩ năng tổ chức sự kiện
Má»™t bản kế hoạch chi tiết, cụ thể và tỉ mỉ luôn là yếu tố quyết định trá»±c tiếp đến thà nh công của sá»± kiệnBản kế hoạch luôn là điá»u quan trá»ng quyết định sá»± thà nh công hay thất bại của sá»± kiện
Muốn có được 70% sá»± thà nh công,g trÆ°á»›c hết bạn phải xây dá»±ng má»™t bản kế hoạch tháºt tốtDÆ°á»›i đây là cách xây dá»±ng kế hoạch tổ chức sá»± kiện cho các bạn sau hÆ¡n 10 năm hoạt Ä‘á»™ng mà Äại Lâm xin được phép chia sẻ
1. Phân loại sự kiện cần tổ chức và xác định mục tiêu cho sự kiện
BÆ°á»›c đầu tiên bạn phải xác định loại hình sá»± kiện bạn sẽ tổ chức: Lá»… ká»· niệm thà nh láºp, lá»… tri ân, há»™i nghị-há»™i thảo,..Khi bạn đã định hình được loại sá»± kiện mà bạn muốn là m, bạn sẽ biết những hạng mục mà bạn cần thá»±c hiện
Mục tiêu và mục Ä‘Ãch cụ thể là yếu tố quan trá»ng quyết định sá»± chuẩn xác của bản mẫu kế hoạch sắp láºp ra, nên công việc quan trá»ng tiếp theo của bạn là phải định hình mục tiêu, mục Ä‘Ãch của sá»± kiện là gì.Bạn muốn tổ chức há»™i nghị tri ân khách hà ng.
2. Ai là đối tượng mà sự kiện hướng đến?
BÆ°á»›c quan trá»ng tiếp theo là xác định đối tượng của sá»± kiện, nó là cÆ¡ sở láºp kế hoạch cho sá»± kiện.NhÆ° lá»i dẫn của mc, các tiết mục văn nghệ cÅ©ng cần được chạy trÆ°á»›c chÆ°Æ¡ng trình.
Äối tượng thứ hai của sá»± kiện chÃnh là nhóm đối tượng tham dá»±: Bao gồm khách má»i chÃnh của sá»± kiện, những khách qua Ä‘Æ°á»ng muốn ghé thăm.Äể chắc chắn vá» số lượng khách sẽ tham dá»±, trÆ°á»›c má»™t tuần hãy gá»i thÆ° má»i cho khách và trÆ°á»›c hai ngà y diá»…n ra sá»± kiện hãy gá»i Ä‘iện xác nháºn xem phản hồi của khách hà ng để chốt số lượng khách sẽ tham gia.
3. Xây dựng thông điệp cho sự kiện
Thông thÆ°á»ng má»™t chÆ°Æ¡ng trình luôn mang Doanh nghiệp luôn phải xây dá»±ng má»™t thông Ä‘iệp rõ rà ng không chỉ vì “Thông Ä‘iệp sá»± kiện†là thông Ä‘iệp của sá»± kiện mà còn mang bản sắc, ý nghÄ©a riêng của nó.
4. Sự kiện sẽ được tổ chức bao giỠvà ở đâu?
Sau khi thông Ä‘iệp của sá»± kiện được xác định, bạn cần xác định địa Ä‘iểm và thá»i gian tổ chức sá»± kiện.Việc nà y thá»±c hiện cà ng sá»›m thì cà ng giúp Ãch cho kế hoạch xây dá»±ng truyá»n thông cho sá»± kiện, bởi địa Ä‘iểm và thá»i gian sẽ được ghi và o trong thÆ° má»i và gá»i tá»›i các khách má»i.
5. Lên chương trình tổ chức sự kiện
Việc xây dá»±ng khung chÆ°Æ¡ng trình cần bám sát và o các vấn Ä‘á» chÃnh của sá»± kiện được Ä‘á» cáºp ở những phần trên.Lên kế hoạch viết kịch bản , là m ý tưởng chủ Ä‘á», lá»i dẫn MC, mẫu thiết kế sân khấu, thiệp má»i…
6. Kế hoạch truyá»n thông cho sá»± kiện
Kế hoạch truyá»n thông đóng vai trò thu hút ngÆ°á»i tham dá»± và giúp nhiá»u ngÆ°á»i biết đến sá»± kiện hÆ¡n.
DÆ°á»›i đây là má»™t và i lÆ°u ý hữu Ãch cho bạn.
Bằng PhÆ°Æ¡ng tiện truyá»n thông đại chúng (Báo giấy, truyá»n hình, radio...), PhÆ°Æ¡ng tiện công nghệ số (báo Ä‘iện tá», social media, tin nhắn nhanh, SMS Marketing, Email Marketing...) hoặc hoạt Ä‘á»™ng Activation (và dụ nhÆ° sá» dụng xe tải, xe hÆ¡i được dán poster kèm theo loa quảng cáo, giá»›i thiệu vỠđịa Ä‘iểm, thá»i gian tổ chức sá»± kiện.
-Xác định ngÆ°á»i chịu trách nhiệm thá»±c hiện phÆ°Æ¡ng pháp tổ chức sá»± kiện: Ai sẽ là ngÆ°á»i phát tá» rÆ¡i, phát ngôn trÆ°á»›c báo chÃ, phÆ°Æ¡ng tiện truyá»n thông,..
-Các thông tin của sá»± kiện khi công khai cần phải có sá»± chá»n lá»c.
- Quyết định ngÆ°á»i chịu trách nhiệm phổ biến các loại thông tin của sá»± kiện hay hoạt Ä‘á»™ng.
– Xác định phÆ°Æ¡ng pháp giao tiếp kết nối cho ngÆ°á»i trong tổ chức để sá»± kiện được tổ chức trÆ¡n chu.
7. Xây dựng ngân sách
Äối vá»›i tổ chức sá»± kiện, dá»± trù ngân sách luôn đóng vai trò quan trá»ng.Trong trÆ°á»ng hợp xét thấy kinh tế hạn hẹp thì bạn nên rà soát, thay đổi hạng mục sao cho phù hợp.Hy vá»ng những bÆ°á»›c cÆ¡ bản trên sẽ giúp bạn có được bản kế hoạch cụ thể cho sá»± kiện.
Event là gì?
Khái niệm event có rất nhiá»u cách định nghÄ©a.Từ Ä‘iển tiếng Việt định nghÄ©a những hoạt Ä‘á»™ng lá»›n có ý nghÄ©a xã há»™i và được truyá»n thông quan tâm nhiá»u nhÆ° seagames, Olympics, đại nhạc há»™i, đại há»™i thể thao,… là sá»± kiện.
Có nhiá»u ngÆ°á»i lại hiểu rằng sá»± kiện mang má»™t ý nghÄ©a bao quát rá»™ng lá»›n hÆ¡n, bao gồm cả những hoạt Ä‘á»™ng mang ý nghÄ©a cá»™ng đồng và ý nghÄ©a cá nhân trong Ä‘á»i sống thÆ°á»ng ngà y nhÆ° ma chay, cÆ°á»›i há»i, sinh nháºt,…
Từ má»™t góc cạnh khác, sá»± kiện lại được biết nhÆ° là các hoạt Ä‘á»™ng liên quan đến tiếp thị, thÆ°Æ¡ng mại của những doanh nghiệp tổ chức nhÆ° há»™i nghị, há»™i thảo, khai trÆ°Æ¡ng, triển lãm, giá»›i thiệu sản phẩm,…Nhìn chung, má»—i khái niệm, má»—i định nghÄ©a là má»™t góc của vấn Ä‘á».Theo chúng tôi hiểu sá»± kiện là tổng hợp của ba mảng định nghÄ©a trên: sá»± kiện cá nhân – sá»± kiện công đồng, sá»± kiện lá»›n – sá»± kiện nhá»,…Và trong kinh doanh, tổ chức sá»± kiện chÃnh là má»™t phÆ°Æ¡ng pháp để giá»›i thiệu sản phẩm hay khẳng định Æ°u thế của sản phẩm, thÆ°Æ¡ng hiệu trên thị trÆ°á»ng.
Như thế nà o là tổ chức sự kiện?
Tổ chức sá»± kiện có thể hiểu rằng là các tổ chức các hoạt Ä‘á»™ng trong lÄ©nh vá»±c kinh doanh, thÆ°Æ¡ng mại, giải trÃ, thể thao…bằng nhiá»u hình thức: há»p báo, há»™i thảo, lá»… há»™i vá»›i mục Ä‘Ãch truyá»n Ä‘i má»™t thông Ä‘iệp mà chủ đầu tÆ° mong muốn khách hà ng tiá»m năng, đối tác hiểu được.Tổ chức sá»± kiện là má»™t nghá» thu hút nhiá»u sá»± quan tâm của các nÆ°á»›c phát triển; do váºy tổ chức sá»± kiện được chia ra là m nhiá»u nhánh nhá»:
-Business event: bao gồm các sự kiện liên quan đến lĩnh vực kinh doanh.
-Corporate event: bao gồm các sự kiện của doanh nghiệp như là hội thảo, hội nghị, lễ kỷ niệm,…
-Fundraising event: bao gồm các sự kiện với mục tiêu gây quỹ.
- Exhibitions: bao gồm các sự kiện liên quan đến triển lãm.
-Trade fairs: bao gồm các hoạt động tổ chức hội chợ thương mại.
- Entertainment event: gồm có các hoạt Ä‘á»™ng có tÃnh chất giải trÃ.
-Concerts/live performances: là các buổi biểu diễn trực tiếp, đêm hòa nhạc,..
-Festive events: bao gồm các hoạt động lễ hội, liên hoan, Festive,…
- Government events: là các sự kiện của cơ quan nhà nước và dụ như đại hội đảng, hội nghị trung ương đảng,..
-Meetings: là các sá»± kiện mang tÃnh chất giao lÆ°u, há»p hà nh,..
-Seminars: là các hoạt Ä‘á»™ng liên quan đến chuyên Ä‘á», chuyên môn.
- Workshops: được mở ra để chuyên gia trao đổi, bà n bạc vá»›i những ngÆ°á»i tham gia.
-Conferences: là các hoạt động hội thảo.
-Conventions: là các hoạt động hội nghị.
-Social and cultural events: bao gồm các sự kiện vỠvăn hóa, xã hội.
-Sporting events: bao gồm các sự kiện trong lĩnh vực thể thao.
-Marketing events: bao gồm các lĩnh vực liên quan đến lĩnh vực marketing.
-Promotional events: bao gồm các sự kiện kết hợp khuyến mãi và xúc tiến thương mại.
- Brand and product launches: là các sự kiện thuộc vỠthương hiệu, sản phẩm,...
Äại Lâm là má»™t công ty chuyên nghiệp, uy tÃn trong lÄ©nh vá»±c tổ chức sá»± kiện, chÃnh vì váºy chúng tôi có thể đáp ứng má»i loại hình tổ chức sá»± kiện vá»›i cty tổ chức sá»± kiện cam kết thà nh công 100%.
Vai trò và mục Ä‘Ãch của tổ chức sá»± kiện là gì?
Những vai trò quan trá»ng của tổ chức sá»± kiện.
Vá»›i marketing, tổ chức sá»± kiện có vai trò quan trá»ng.Tổ chức sá»± kiện chỉ đứng sau nghiên cứu thị trÆ°á»ng và quảng cáo.Tổ chức sá»± kiện là má»™t công cụ thiết yếu trong tiếp thị và quảng bá sản phẩm, dịch vụ, thÆ°Æ¡ng hiệu của doanh nghiệp/công ty vá»›i mục tiêu tang doanh thu.
Tại Việt Nam, tổ chức sá»± kiện Ä‘ang có xu hÆ°á»›ng phát triển khá rầm rá»™, trở thà nh má»™t trong những kênh quảng cáo hiệu quả cho những doanh nghiệp công ty cá nhân.Má»—i má»™t sá»± kiện được tổ chức thà nh công chắc chắn sẽ có những tác Ä‘á»™ng truyá»n thông tÃch cá»±c đến công chúng.
Mục Ä‘Ãch chÃnh của tổ chức sá»± kiện.
ÄÆ¡n vị tổ chức sá»± chuyên tổ chức sá»± kiện kiện sẽ nhằm và o các mục Ä‘Ãch dÆ°á»›i đây:
-Hỗ trợ tối đa cho các chiến dịch quảng bá, xây dựng và phát triển hình ảnh sản phẩm của các nhà đầu tư.
-Cải thiện hoặc là m thay đổi hình ảnh của thương hiệu sản phẩm đối với công chúng.
-Nhằm chạm đến cảm xúc của khách hà ng mục tiêu bởi tổ chức sá»± kiện tại hà ná»™i những hiệu ứng truyá»n thông.
Thêm và o đó, các nhà đầu tÆ° mong muốn sau khi tổ chức sá»± kiện sẽ thúc đẩy quá trình bán hà ng, triển khai các chÃnh sách kênh phân phối và quảng cáo trá»±c tiếp sản phẩm, dịch vụ thÆ°Æ¡ng hiệu.